Außenprüfung: E-Mails als vorzulegende Handels- und Geschäftsbriefe

Der Bundesfinanzhof entschied, dass E-Mails mit Steuerbezug den Außenprüfern des Finanzamts als „Handels- und Geschäftsbriefe“ vorgelegt werden müssen, nicht jedoch ein extra zu erstellendes Gesamtjournal der Korrespondenz. Handels- und Geschäftsbriefe im Sinne von § 147 Abs. 1 Nr. 2 und Nr. 3 AO können auch E-Mails sein. (Digitale) Unterlagen über Konzernverrechnungspreise unterfallen dem Anwendungsbereich des § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO (Az. XI R 15/23).

Im Streitfall forderte das beklagte Finanzamt von der Klägerin, einer GmbH, im Rahmen einer Außenprüfung die Vorlage von empfangenen und Wiedergaben von versandten Handelsbriefen nach § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO sowie sonstiger Unterlagen mit Bedeutung für die Besteuerung nach § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO und für den Fall, dass die angeforderten Unterlagen in elektronischer Form vorlägen, ein Gesamtjournal, in dem alle E-Mails erfasst sein sollten. Die Klägerin weigerte sich, ihr komplettes Datenarchiv herauszugeben. Sie zeigte sich zwar bereit, steuerlich relevante E-Mails vorzulegen, sie wollte jedoch nicht pauschal ihre gesamte elektronische Korrespondenz aufdecken – darunter auch Nachrichten ohne Steuerbezug, für die keine Aufbewahrungs- oder Vorlagepflicht bestehe.

Das Finanzgericht Hamburg gab dem Finanzamt zwar hinsichtlich der nicht rein privaten oder firmeninternen Botschaften recht – ein Gesamtjournal zu verlangen, sei indes rechtswidrig. Dagegen legten beide Seiten Revision vor dem Bundesfinanzhof ein. Diese wies der Bundesfinanzhof ab – ohne mündliche Verhandlung, weil es die Rechtsmittel einhellig für unbegründet hielt.

Hintergrund

Gemäß § 147 Abs. 1 Nr. 2 der Abgabenordnung hat der Steuerpflichtige die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe geordnet aufzubewahren. Gleiches gilt nach § 147 Abs. 1 Nr. 3 AO für Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe.

Auf Grundlage von § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO ist der Steuerpflichtige verpflichtet „sonstige Unterlagen“ aufzubewahren, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind.